Nordplus allmänna dataskyddspolicy

Nordplus är förpliktad att respektera ditt privatliv och skydda dina personuppgifter. Nordplus lägger vikt vid att dina personuppgifter behandlas på säkert och pålitligt sätt. Vi kommer vara tydliga med vilken information vi samlar och vad vi gör med den. Sammanfattningsvis, presenteras här hur Nordplus behandlar dina personuppgifter:

Nordplus kommer att förse dig med detaljer om de uppgifter vi samlar och vad vi gör med dem.
Nordplus inför åtgärder för att behandling av dina uppgifter blir säkra och skyddade.
Nordplus försäkrar att dina dataskyddsrättigheter respekteras och kommer förse dig med stark kontroll över dina egna uppgifter.
Nordplus kommer att använda de uppgifter du lämnar i det syfte som beskrivs i vår integritetspolicy (Privacy Policy). Dessa syften inkluderar bedömning av din ansökan och att utfärda anslag om den accepteras.
Nordplus kommer inte skicka till dig något marknadsmaterial. Däremot kan vi skicka viktiga uppdateringar till dig och information som kan vara relevanta för din anslagsansökan eller angående din tidigare kommunikation med oss.

Nedan kan du läsa om vår integritetspolicy (Privacy Policy) i mer detalj. Om du läser vår integritetspolicy får du bättre förståelse om hur dina personuppgifter används, vilken typ av information vi samlar, hur den hämtas, i vilket syfte den kommer att användas och vem kan ta del av den.

Vänligen kom ihåg att sammanfattningen här ovan och integritetspolicyn här nedan är inte kontraktsenlig och är därför inte en formell del av kontrakten med oss, och begränsar inte dina rättigheter enlig gällande lagar.

Detaljer om registeransvar av dina personuppgifter

När Nordplus behandlar dina personuppgifter i enlighet med integritetspolicyn, anses det som en del av ett ”registeransvar” av dina personuppgifter enligt Europeiska unionens förordning (EC) nr 45/2001 av Europaparlamentet och av Rådet från den 18 december 2000. Och förordning (EU) 2016/679 av Europaparlamentet och Rådet från den 27 april 2016 avseende skydd av fysiska personer med hänsyn till behandling av persondata och den fria rörligheten av sådan data och upphävande direktiv 95/46/EC (General Data Protection Regulation) och isländsk dataskyddslag lag nr 90/2018 om dataskydd och behandling av persondata.

Vår adress är följande:

Nordplus Main coordinating Office Rannís – The Icelandic Centre for Research Borgartúni 30 105 Reykjavík Iceland

Nordplus har tillförordnat ett dataskyddskontor, vilken du kan nå med e-post [andres.petursson@rannis.is] eller skicka brev till adressen ovan.

Alltid när du ansöker om anslag genom Nordplus och dess delprogram, kommer vissa delar av ansökningsbehandlingen att inkludera separat bearbetning för universitet, forskningscenter, skolor, icke-statliga organisationer eller partners direkt involverade i processen, då kommer dessa tilläggspartners bli behandlade med separat ”registeransvar” enligt Europeiska unionens dataskyddslag. I sådana fall kan Nordplus kontoren i vederbörande deltagarländer komma att gemensamt behandla dina personuppgifter.

När tillämpas denna policy?

Nordplus integritetspolicy tillämpas när vi samlar, använder eller på annat sätt behandlar dina personuppgifter när du ansöker om medel till någon av de olika fonder som är anknutna till oss. Dessutom gäller integritetspolicyn när du kontaktar oss direkt eller genom en utomstående angående någon av våra tjänster.

I de fall vi hänvisar till andra som fungerar som kontrollansvariga i avsnittet ”Detaljer om registeransvar av dina personuppgifter” och ” I vilka tillfällen och med vem delar vi dina personuppgifter?” bör du konsultera dem för närmare information om deras integritetspolicy.

För närmare information om hur man tillämpar integritetspolicyn, såsom vid vilket tillfälle det finns ytterligare ”registreringsansvariga” som beskrivs i sektionen ”Detaljer om registeransvar av dina personuppgifter” eller när vi delar dina personuppgifter, som beskrivs i sektionen ”I vilka tillfällen och med vem delar vi dina personuppgifter?” råder vi dig hänvisa till deras integritetspolicy för detaljerad information. Ytterligare villkor och begränsningar eller policy kan vara relevanta om din ansökan accepteras. Vänligen kontakta vidkommande finansieringsprogram för att se hur deras villkor och begränsningar tillämpas.

Vad är personuppgifter?

Alltid när information lämnas som innehåller detaljerade uppgifter om din person eller kan användas för samma ändamål, betraktas detta som personuppgifter. Exempelvis gäller detta ditt namn, dina kontaktdetaljer, ditt nationella ID nummer/personnummer eller ditt arbete eller detaljer angående dina studier. Detaljer om hur du använder vår webbsida kan också vara personuppgift.

I vilka tillfällen behandlar vi och från vilka källor kan vi hämta dina personliga uppgifter?

Alltid när du ansöker om något av våra anslag, kontaktar oss via e-post eller ringer oss, hämtar vi dina personuppgifter. Samma gäller när denna service utförs av utomstående eller en agent som anlitas av Nordplus. Vänligast notera att om du inte önskar lämna in till oss persondata som är nödvändiga för bedömning av din ansökan om anslag eller det som vi på annat sätt har juridiskt skyldiga att utföra, kan vi eventuellt inte bedöma din ansökan eller utdela de medel som du söker.

Vidare kan vi hämta dina personuppgifter från utomstående, som till exempel:

När en separat skola lämnar din information till oss.
När vår personal kontaktas av den ursprungliga mottagaren av din anslagsansökan för att delta i bedömningen av din ansökan.

För att se vilka av dina personuppgifter Nordplus behandlar, vänligast läs sektionen “Vilka slags personuppgifter behandlar vi?”.

Vilka slags personuppgifter behandlar vi?

För att kunna bedöma din anslagsansökan och, om accepterad, betala anslaget, behöver vi behandla dina personuppgifter. Vidare behandling kan förekomma för statistik analys av ansökan och för att lyda de juridiska skyldigheter som Nordplus måste följa.

Uppgifter som du levererar och som används för att bedöma om din ansökan om utbildningsutbyte eller projektfinansiering kommer att accepteras.
- Till exempel ditt namn, adress, e-post, kontaktdetaljer, födelsedag eller kön.
- Din nuvarande anställningsposition, tidigare forskning, arbete, referenser, utbildning och andra prestationer.
- Information om andra medlemmar av ditt team, om relevant.
- Detaljer om dina utbildningsprojekt.
- Annan relevant information för din ansökan.
Information som behövs för att utbetala ditt anslag.
- Dina bankdetaljer, såsom dina kontodetaljer och betalningsinformation
Information om dina tidigare anslag.
Information om dina tidigare interaktioner.
- Vi kommer återhämta information om du har tidigare kontaktat oss angående anslagsansökan, förfrågan om anslag eller finansieringsprogram eller om andra tjänster kan ha begärt från Nordplus.

När och varför hämtar vi ”känsliga persondata”?

Vid vissa tillfällen kan Nordplus behandla dina personuppgifter som kan anses vara känsliga. Specifika kategorier av personuppgifter, såsom religion, hälsa eller etiska frågor kräver ytterligare garanti enligt Europeiska unionens-, nordisk och baltisk dataskyddslag. Dessa kategorier refereras till som ”känsliga persondata”. Nordplus kommer endast behandla dessa datakategorier vid specifika tillfällen.

Följande är exempel om när vi kan komma att behandla ”känsliga persondata”:

Ansökare som har funktionsnedsättning kan, vid vissa tillfällen, ha rätt till speciellt extra anslag. För att Nordplus skall kunna bedöma ansökan om ett sådant extra anslag, måste sökarna lämna information om sin funktionsnedsättning.
Vissa anslagsansökningar involverar konst eller kulturella program, där ansökningsprocessen kan komma att involvera författande av uppsats eller beskrivning av ett konststycke eller litteratur. I vissa tillfällen kan ansökan antyda eller vara tydlig om ansökarens religiösa eller politiska tillhörighet. Om ansökare lämnar sådana detaljer till Nordplus, kommer de att behandlas som en del av ansökans behandlingsprocess.

I vilket syfte behandlar vi dina personuppgifter?

För att bedöma om din ansökan om anslag kommer att bli accepterad eller ej.
- Alla ansökningar om anslag kommer bli föremål för de kriterier eller krav som är relevanta för vidkommande fond. För att kunna bedöma om vilken ansökan bäst tjänar varje fonds syften, måste din information behandlas.
- Till exempel:
- För att kunna utföra betalning till framgångsrika ansökare.
- Om din ansökan har accepterats av Nordplus, kan du vara berättigad att motta betalning av anslaget. För att betalning kan ske, kan Nordplus behöva behandla dina betalningsuppgifter.

To make grant payments to successful applicants.
- If your application has been accepted by Nordplus, you may be eligible to receive payment of your grant. For payment to take place, Nordplus may need to process your payment information.
To carry out and maintain statistical analysis on our activities.
- We may extract information on you as an applicant or your application in order to make and maintain statistical information about our activities. For example, we may process information like your age, gender or educational background as part of our statistical analysis.
To fulfill our other legal obligations.
- Nordplus is subject to Nordic and Baltic legislation on public archives. As part of that legal obligations, Nordplus and the different sub-programs, may be required to submit your personal information to the National Archives of the countries concerned.
For purposes related to legal claims or disagreements.
- We may use your personal information to uphold our legal rights or the rights of our employees, e.g. in cases related to illegal activities, fraud or harassment.
For management and administrative purposes.
- We may use and retain your personal information, including your application details, for administrative purposes, which may include for example, accounting and billing, auditing, credit or other payment card verification, anti-fraud screening (including the use of credit reference agency searches and payment card validation checks) and systems testing, maintenance and development.

What is our legal basis for processing your personal information?

Your personal information will only be processed by Nordplus where there is a legal basis for the processing. The legal basis may differ based on the purpose of the processing of your personal information. In almost all cases, the legal basis will be as follows:

Because the processing of your information is necessary for the evaluation and payment of your grant application.
Because Nordplus needs to process your personal information to comply with legal or regulatory requirements.
Because you have given your consent to Nordplus for processing your information for a specific purpose.

In cases where the processing of your data is subject to other laws, then the legal basis for processing may be different than stated above. In such circumstances, the processing may be based on your consent in all cases.

Withdrawing your consent

We will only process your personal information when you have provided your consent for us to do so.

Whenever we process personal information based on your consent, you may withdraw your consent at any time. To do so, please contact the Main coordinator of Nordplus by sending an e-mail nordplus@rannis.is call us at +354 515 5800 or write to us at:

Nordplus-The Main Administration

Rannís – The Icelandic Centre for Research
Borgartúni 30
105 Reykjavík

For how long do we retain personal information?

Your personal information will be kept as long as it is needed for the purpose it is being processed. For example, we will need to retain information related to your application for as long as it is needed to evaluate and pay your grant after that so that we can respond to claims, inquiries, disputes or questions about the grant.

Nordplus actively reviews personal information so that it is not retained longer than there is a legal basis for it being processed. In some cases, it may be anonymized and in other cases, deleted.

In which cases and with whom do we share your personal information?

Nordplus may share your personal information with other universities, schools, research centres or other parties which participate in the grant, mobility and education schemes you apply to.

Your personal information may also be shared with the following third parties:

Where we contract or hire third parties on the basis of their experience or expertise to evaluate applications for certain grants.
In cases where we are legally required to share your information with government and law enforcement agencies.
Third party providers which we use to process data in order to provide you with our services. For example, third party providers which are involved in the storage of data, software solutions or consultation.
Third parties involved in the conduct of legal claims, such as law firms or courts.
Third parties, such as security companies, the police and regulatory authorities, when we may need to safeguard our property and assets, provide safety to our staff and assets or have our rights enforced.

Nordplus will not sell your personal information to third parties.

How does Nordplus safeguard personal information that is transferred to third countries?

According to European Union, Nordic and Baltic data protection laws, certain requirements need to be fulfilled when your personal data is transferred to a country outside the European Economic Area. The purpose of these requirements is to make sure your personal information is adequately protected, even when being transferred outside the European Economic Area.

If Nordplus transfers your personal information to a third country, one of the following will apply:

The transfer is made to a country deemed to provide adequate protection of personal information according to a decision by the European Commmission here. When data is transferred to the US, transfers may be based on the EU-US Privacy Shield.
The recipient of the personal information has approved binding corporate rules here which provide an adequate level of protection for your personal information.
Nordplus and the recipient of your personal information have made contracts regarding the transfer of data using standard contractual clauses which the European Commission has decided provide an adequate level of protection for your personal information.
The recipient of the personal information has approved Codes of Conduct which satisfy the requirements of European Union, Nordic and Baltic data protection law.
The recipient of the personal information has obtained certification issued by an accredited certification body according to European Union and Nordic/Baltic data protection laws.

How can I make a request for a copy of my personal information and how do I lodge a complaint?

Under European Union and Nordic/Baltic privacy law, you may request a copy of your personal information if it is processed by Nordplus. You do not need to pay a fee for this request, unless it is manifestly unfounded or excessive. Nordplus will make every effort to respond to your request within 30 days of it being received.

Your request must be in writing and must contain the following information:

Your name and postal address.
Details of your request.
Any details which may help us locate the information, which is the subject of your request, for example:
Details of an application or correspondence which may be related to the personal information.
Your e-mail address, telephone number or other contact details.
Additionally, we require you to provide:
A copy of a government issued ID, such as your passport or driving licence. This is necessary so that we can verify who is making the request.
Your signature and the date of the request.
If you are applying on behalf of another person then signed authority from the individual is required.

Please send your request to:

Nordplus-The Main Administration

Rannís – The Icelandic Centre for Research
Borgartúni 30
105 Reykjavík

You also have a right to lodge a complaint with The Icelandic Data Protection Authority or its sister organisations in the countries where you have a domicile. A complaint can be made by writing to:

The Icelandic Data Protection Authority
Rauðarárstígur 10
105 Reykjavík
Iceland

Download document