Behandling af ansøgninger
Alle ansøgninger, der falder inden for programmets rammer og mål, behandles af Nordplus administrationen gennem to uafhængige vurderinger.
Ansøgningerne modtages og behandles af det Nordplus-programkontor, som er ansvarlig for det pågældende delprogram. Ved en eventuel tildeling af midler, står dette kontor for kontrakten. Alle ansøgninger behandles af mindst et andet programkontor. Programkontorerne har mulighed for at indhente eksterne ekspertvurderinger af ansøgningerne.
Beslutningen om hvilke ansøgninger, der skal modtage tilskud, træffes af Nordplus Programkomitéen på baggrund af indstilling fra administrationen. Læs mere om Nordplus Programkomitéen sidst i håndbogen. Ansøgere til den ordinære ansøgningsfrist i februar hvert år kan forventesvar på deres ansøgning ca. tre måneder efter ansøgningsfristen, mens ansøgere til den supplerende ansøgningsfrist 1. oktober for forberedende besøg kan forvente svar ca. 6 uger efter fristen. Godkendes ansøgningen, vil den koordinerende organisation modtage en kontrakt. Når kontrakten er underskrevet, vil Nordplus administrationen udbetale en del af eller den fulde bevilling. Programkontorerne sender information ud til alle ansøgere om udfaldet af ansøgningen og lægger et overblik over resultaterne af hele ansøgningsrunden ud på www.nordplusonline.org.
Ansøgninger kan tildeles fuldt tilskud (det ansøgte beløb), delvist tilskud (kun nogle af de søgte aktiviteter modtager tilskud eller budgettet er blevet reduceret) eller de kan afvises. Hovedårsagerne til afvisning er:
- Ugyldighed
- Ansøgningen er ikke af tilstrækkelig kvalitet i lyset af vurderingskriterierne
- Hård konkurrence om midlerne kan gøre, at en ansøgning, der lever op til vurderingskriterierne, ikke indstilles til tilskud
Reduceret tilskudsbeløb: I nogle tilfælde kan godkendte ansøgninger tildeles et lavere beløb end det ansøgte. De mest typiske årsager til dette er:
- Ansøgningen har budgetteret med udgifter, som ikke er tilskudsberettigede
- Upræcise udregninger
- For højt budget i forhold til aktiviteterne og de beskrevne resultater
- For højt budget i sammenligning med det samlede tilgængelige budget for hele delprogrammet
I afslagsbrevet er hovedårsagen til afslaget beskrevet. For yderligere forklaring på hvorfor en ansøgning ikke fik tilskud eller for information om, hvordan man kan forbedre en ansøgning, skal man kontakte hovedadministratoren for det pågældende delprogram.
Klage over afslag
Der er forskel på en begrundelse og en klage. Alle ansøgere kan bede om en begrundelse for, hvorfor deres ansøgning er blevet afvist. En klage derimod er kun mulig, hvis ansøgeren mener, der er sket en procedurefejl i sagsbehandlingen. Klagen skal sendes skriftligt til det programkontor, som er ansvarlig for delprogrammet, der er søgt til. Det skal fremgå tydeligt af klagen, hvilke fejl ansøgeren mener, der er begået. Programkontoret afgør, i givet fald i samarbejde med resten af Nordplus kontorerne – om en klage er gyldig. Hvis klagen vurderes gyldig,afgør programkontoret, om ansøgningen skal revurderes, eller om den skal indstilles til at modtage tilskud. Programkomitéen beslutter den endelige tildeling. Hvis klagen vurderes ugyldig, skal programkontoret informere ansøgeren om udfaldet og samtidig oplyse om ansøgerens ret til at anke afgørelsen til Programkomitéen. Hvis ansøger anker, skal vedkommende i skriftlig form præsentere sin version af, hvorfor afgørelsen fra programkontoret ikke accepteres samt kommunikationen i sagen. Programkontoret præsenterer på samme vis sin version af sagen til Programkomitéen. Komitéen træffer efterfølgende afgørelse af sagen.