Ansøgningen
Herunder kan du finde information om de formelle krav, som ansøgninger skal leve op til for at kunne bedømmes. Efterfølgende kan du finde information om kvalitative kriterier, som ansøgninger vurderes efter. Derudover finder du også information om de vigtigste ting, man skal huske, inden man indsender sin ansøgning.
Vurdering af gyldighed
Følgende kriterier skal være opfyldt for, at en ansøgning kan vurderes i Nordplus. Bemærk, at der kan være særlige vilkår i de enkelte delprogrammer.
- Ansøgningen skal indsendes elektronisk i ansøgningssystemet Espresso, inden ansøgningsfristens udløb.
Ansøgningen skal skrives på dansk, norsk, svensk eller engelsk. - Alle de nødvendige bilag skal medfølge – intentionserklæringer (LOI) og eventuelt budget.
- Alle organisationer, der deltager i en ansøgning, inklusive koordinatoren, skal vedlægge en korrekt udfyldt og signeret LOI. LOI’en er bevis på aftalen mellem de involverede partnere i det indsendte projekt, og manglende LOI’er fører til afvisning af ansøgningen.
- Institutionen, der søger, skal have opfyldt eventuelle tidligere forpligtelser i Nordplus, som for eksempel afrapporteringer eller tilbagebetaling af ubrugte midler.
- Ansøgninger til mobilitet skal have mindst to deltagere fra to forskellige Nordplus-lande.
- Ansøgninger om tilskud til projekt eller netværk skal generelt have mindst tre deltagere fra tre forskellige Nordplus-lande.
- Ansøgninger til projekt eller netværk i Nordplus Nordens Sprog skal have mindst to deltagere fra to forskellige lande.
- Ansøgninger til Nordplus Horisontal skal have deltagere fra mindst to forskellige sektorer.
- For Nordplus Voksen samarbejdsprojekter og for alle ansøgninger til Nordplus Horisontal er der en begrænsning på max. to ansøgninger pr. organisation som koordinator og/eller partner pr. ansøgningsrunde
- Man kan kun søge om fremtidige aktiviteter. Der kan ikke ydes tilskud til aktiviteter, som allerede er påbegyndt eller gennemført.
Vurderingen
Ansøgninger til Nordplus vurderes efter fire generelle aspekter: projektets relevans, mål og indhold, organisation og gennemførelse og spredning af resultater. Nedenfor kan du læse mere om, hvad der indgår i de enkelte aspekter. På www.nordplusonline.org kan man også finde en vejledning til,hvordan man skriver en god ansøgning.
Relevans
- Lever ansøgningen op til de overordnede formål for Nordplus? Se dem beskrevet i håndbogens introduktion.
- Falder ansøgningen inden for rammerne af det ansøgte program, hvad angår målgruppe og aktivitet?
- Er der tale om et reelt tværnationalt samarbejde, hvor alle partnere bidrager aktivt til gennemførelsen af projektet og drager nytte af resultaterne?
- Har samarbejdet en international merværdi?
Projektets mål og indhold
- Beskriver ansøgningen klare og realistiske mål og resultater?
- Er der beskrevet konkrete og relevante aktiviteter, der dækker hele projektperioden?
- Har ansøgningen et realistisk budget i forhold til de planlagte aktiviteter og de midler, som programmet har til rådighed?
- Beskriver ansøgningen, hvordan målene skal evalueres, og hvordan resultaterne skal opnås?
Organisation og gennemførelse
- Har ansøgningen en klar og realistisk plan for gennemførelsen af projektet, som fremlægger en balanceret fordeling af opgaver og ansvar mellem partnerne?
- Er de deltagende organisationer relevante i forhold til at gennemføre de planlagte aktiviteter og udnytte de opnåede resultater?
- Viser ansøgningen, hvordan aktiviteterne forankres i de deltagende organisationer?
- Beskriver ansøgningen, hvordan man sikrer effektiv kommunikation og godt samarbejde mellem deltagerne?
- Defineres de forventede effekter og fordele for deltagerne tydeligt?
Spredning af resultater
- Har ansøgningen en klar og realistisk plan for spredning af resultater, som beskriver, hvordan man vil formidle til relevante målgrupper i projektperioden?
- Gøres resultater og produkter offentligt tilgængelige med henblik på, at andre kan drage nytte heraf?
- Beskriver ansøgningen ideer og planer om mere langsigtede resultater?
Forberedende besøg
- En god ansøgning om forberedende besøg bør beskrive:
- Projektets baggrund og motivation
- Det fremtidige projekts emne og målgruppe(r) og hvilken type projektaktivitet der er planlagt at ansøge om
- Projektets overordnede emner og målsætninger
- Hver enkelt organisation og i hvilken egenskab organisationen indgår i projektet – fx organisationens særlige ekspertise og kompetencer samt
- deres rolle og bidrag til projektet
- Dagsorden og program for besøget
- Sted, dato og planlagte aktiviteter
Formel tjekliste når man indsender en ansøgning
Vær opmærksom på at svare udførligt på spørgsmålene i ansøgningsskemaet i Espresso og husk at indsende ansøgningen inden fristens udløb.
Intentionserklæring (LOI):
- Har du vedlagt en LOI for hver organisation? (Vær opmærksom
- på særregel for Nordplus Videregående)
- Er LOI’en underskrevet af institutionens juridiske person og
- projektkoordinatoren?
Partnere:
- Er din institution en retmæssig ansøger til det pågældende delprogram?
- For ansøgninger om tilskud til projekt/netværk: Er der mindst tredeltagende organisationer fra tre forskellige lande med i ansøgningen?
- For Nordplus Nordens Sprog: Er der mindst to deltagere organisationer fra to forskellige lande?
- For ansøgninger om tilskud til mobilitetsaktiviteter: Er der mindst to deltagende organisationer fra to forskellige lande med i ansøgningen?
- For ansøgere til Nordplus Horisontal: Er der partnere fra mindst to sektorer med i ansøgningen?
Antal ansøgninger:
Nordplus Voksen og Nordplus Horisontal har en begrænsning på to ansøgninger, der kan indsendes af den samme organisation som koordinator og/eller partner i den samme ansøgningsrunde. Koordinatoren er ansvarlig for at kontrollere, at partnerskabet overholder denne begrænsning. Læs mere om de specifikke regler i kapitlerne om Nordplus Voksen og Nordplus Horisontal.
Budget:
- Ansøgninger om støtte til projekt/netværk i Nordplus Horisontal og Nordplus Sprog skal vedlægge et budget – du kan finde en skabelon på www.nordplusonline.org. Budgettet er baseret på enhedsomkostninger til rejser og ophold samt projektstyring. Budgettet for projektaktiviteter og ekstraordinære projektaktiviteter skal afklares og motiveres i både budget og projektansøgning. Husk at budgettet er en vigtig del af vurderingen.
- Hvis du søger projekt-/netværkstilskud under Nordplus Voksen-, Junior- og Högere Utdanning, skal du indsende en budgetskabelon baseret på faste enhedsomkostningskategorier – du kan finde disse skabeloner på www.nordplusonline.org. Det er ikke nødvendigt at medtage egenfinansiering, fordi disse tilskud er baseret på enhedsomkostninger.
- Husk, at budgettet er en vigtig del af vurderingen.
- Hvis du kun søger om tilskud til mobilitet, behøver du IKKE vedlægge et budget.
Adgang for skoler fra Sydslesvig
Daginstitutioner og skoler under Dansk Skoleforening for Sydslesvig kan deltage i Nordplus. Det har været muligt siden 2018.
Ansøgningerne skal leve op til kravet om, at mindst 2 eller 3 programlande skal være repræsenteret i ansøgningen for at blive taget i betragtning.
Det betyder, at daginstitutioner og skoler fra Sydslesvig kan deltage i projektsamarbejde med uddannelsesinstitutioner fra mindst 3 programlande og med mindst 2 lande, når det gælder mobilitetsansøgninger. Daginstitutioner og skoler fra Sydslesvig kan ikke være koordinator i et projekt og må derfor deltage som partner. For deltagere fra Sydslesvig gælder de samme mobilitetssatser som deltagere fra Danmark. Udgifterne forbundet med daginstitutionernes og skolernes deltagelse dækkes af midler, der er særligt afsat af Danmark til dette formål inden for en samlet ramme på 200.000 danske kr. pr. år.
For yderligere information kontakt Uddannelses- og Forskningsstyrelsen i Danmark.
EU’s regler om statsstøtte
Tilskud fra Nordplus falder under EU’s de minimis regler for statsstøtte.
Det betyder, at hvis ansøgere opnår tilskud til aktiviteter, som kan betegnes som ”økonomisk aktivitet” i henhold til EU’s regler, vil de blive bedt om at oplyse om tidligere modtaget statsstøtte. Dette sker for at sikre, at den fastsatte grænse på 200.000 euro i støtte per organisation over en periode på tre år overholdes.
Behandling af ansøgninger
Alle ansøgninger, der falder inden for programmets rammer og mål, behandles af Nordplus administrationen gennem to uafhængige vurderinger. Ansøgningerne modtages og behandles af det Nordplus-programkontor, som er ansvarlig for det pågældende delprogram. Ved en eventuel tildeling af midler, står dette kontor for kontrakten. Alle ansøgninger behandles af mindst et andet programkontor. Programkontorerne har mulighed for at indhente eksterne ekspertvurderinger af ansøgningerne. Beslutningen om hvilke ansøgninger, der skal modtage tilskud, træffes af Nordplus Programkomitéen på baggrund af indstilling fra administrationen. Læs mere om Nordplus Programkomitéen sidst i håndbogen.
Ansøgere til den ordinære ansøgningsfrist i februar hvert år kan forvente svar på deres ansøgning ca. tre måneder efter ansøgningsfristen, mens ansøgere til den supplerende ansøgningsfrist 1. oktober for forberedende besøg kan forvente svar ca. 6 uger efter fristen. Godkendes ansøgningen, vil den koordinerende organisation modtage en kontrakt. Når kontrakten er underskrevet, vil Nordplus administrationen udbetale en del af eller den fulde bevilling. Programkontorerne sender information ud til alle ansøgere om udfaldet af ansøgningen og lægger et overblik over resultaterne af hele ansøgningsrunden ud på www.nordplusonline. org.
Ansøgninger kan tildeles fuldt tilskud (det ansøgte beløb), delvist tilskud (kun nogle af de søgte aktiviteter modtager tilskud eller budgettet er blevet reduceret) eller de kan afvises. Hovedårsagerne til afvisning er:
- Ugyldighed
- Ansøgningen er ikke af tilstrækkelig kvalitet i lyset af vurderingskriterierne
- Hård konkurrence om midlerne kan gøre, at en ansøgning, der lever op til vurderingskriterierne, ikke indstilles til tilskud
Reduceret tilskudsbeløb: I nogle tilfælde kan godkendte ansøgninger tildeles et lavere beløb end det ansøgte. De mest typiske årsager til dette er:
- Ansøgningen har budgetteret med udgifter, som ikke er tilskudsberettigede
- Upræcise udregninger
- For højt budget i forhold til aktiviteterne og de beskrevne resultater
- For højt budget i sammenligning med det samlede tilgængelige budget for hele delprogrammet
I afslagsbrevet er hovedårsagen til afslaget beskrevet. For yderligere forklaring på hvorfor en ansøgning ikke fik tilskud eller for information om, hvordan man kan forbedre en ansøgning, skal man kontakte hovedadministratoren for det pågældende delprogram.
Klage over afslag
Der er forskel på en begrundelse og en klage. Alle ansøgere kan bede om en begrundelse for, hvorfor deres ansøgning er blevet afvist. En klage derimod er kun mulig, hvis ansøgeren mener, der er sket en procedurefejl i sagsbehandlingen. Klagen skal sendes skriftligt til det programkontor, som er ansvarlig for delprogrammet, der er søgt til. Det skal fremgå tydeligt af klagen, hvilke fejl ansøgeren mener, der er begået. Programkontoret afgør, i givet fald i samarbejde med resten af Nordplus kontorerne – om en klage er gyldig. Hvis klagen vurderes gyldig, afgør programkontoret, om ansøgningen skal revurderes, eller om den skal indstilles til at modtage tilskud. Programkomitéen beslutter den endelige tildeling. Hvis klagen vurderes ugyldig, skal programkontoret informere ansøgeren om udfaldet og samtidig oplyse om ansøgerens ret til at anke afgørelsen til Programkomitéen. Hvis ansøger anker, skal vedkommende i skriftlig form præsentere sin version af, hvorfor afgørelsen fra programkontoret ikke accepteres samt kommunikationen i sagen. Programkontoret præsenterer på samme vis sin version af sagen til Programkomitéen. Komitéen træffer efterfølgende afgørelse af sagen.
Opfølgning og rapportering
Alle, der modtager finansiering fra Nordplus, forpligter sig til at indsende en slutrapport senest 30 dage efter kontraktperiodens udløb. Slutrapporten skal indsendes elektronisk gennem Espresso. Man skal bruge samme login og password, som blev brugt i forbindelse med ansøgningen. I slutrapporten skal man blandt andet svare på spørgsmål om, hvordan aktiviteterne er blevet gennemført, hvilke resultater der er opnået og anvendelsen af tilskuddet.
Revision
Slutrapporten er opdelt i en indholdsdel og en finansiel del. Den finansielle del skal være godkendt af den økonomiansvarlige på den koordinerende institution eller organisation. Dokumentation for de gennemførte aktiviteter skal ikke indsendes sammen med slutrapporten,
men al dokumentation fra alle deltagende organisationer skal samles hos den koordinerende
organisation, hvor den skal opbevares i mindst fem år efter godkendelse af afrapporteringen i
tilfælde af, at en revision gennemføres. Koordinatorer for Nordplus-aktiviteter må være forberedt på, at Nordplus kan foretage opfølgningsbesøg, inklusive revision.